Ahora que estamos del otro lado entendemos la importancia de confirmar, no solo se trata de una cuestión sentimental, sino un gasto muy importante y en cual se puede perder dinero si no llevamos un control.
Algunos tips que les puedo dar son los siguientes:
1. Entregar las invitaciones 2 meses antes y agregar un boleto que mencione "Favor de confirmar hasta 'x' fecha", con letras grandes y negritas, y con correo y teléfono de contacto. De preferencia la confirmación que sea de 1 mes hasta 2 semanas antes de la boda. Al entregar las invitaciones hagan mucho énfasis en esto.
2. ¿Cómo confirmar? Mucha gente no tiene la cultura de llamar para confirmar o rechazar la invitación, así que aunque dejen un número de teléfono o correo muchos no lo harán. Si no tienen wedding planner ustedes hagan las llamadas, si viven cerca también visítenlos, o denle la lista de invitados con teléfonos a alguna dama, herman@, etc para pedir apoyo en esto.
También las web de boda y grupos privados de Facebook sirven pero la desventaja es que no todos usan redes sociales.
3. Algo menos común son las pulseras o pases. Puede ser mas complicado pero les ayuda a llevar un mejor control. En lugar de poner los boletos, pases o pulseras de ingreso en la invitación, no se les da hasta que confirmen, igual dándoles una fecha límite y también podemos pedir ayuda de alguna dama o familiar cercano.
4. Si todo lo anterior falla (como suele pasar, ya que como buenos mexicanos dejan todo a ultimo minuto) platiquen con el banquete y/o salón. Paguen menos gente de la que creen que irían (ejemplo: si su evento creen que será de 150 solo paguen 130), normalmente los banquetes llevan aprox el 15% extra de lo que contrataron y es preferible pagar un extra al final. Lo mismo con las mesas, preferible que les monten un par de mesas extras si se requiere a que queden vacías y pagar el extra al final. Nota: para los pagos finales designen a alguien de confianza.
5. Si su boda es en playa o en otra ciudad, denles opciones a sus invitados y de preferencia acérquense a una agencia de viajes para que les den buenos precios y también puedan llevar un control (mantengan comunicación con la agencia), y aunque no todos lo hagan con esa opción, si ayuda un poco.
Les cuento nuestra experiencia: nos casamos en playa y les mandamos el Save de Date como 7 meses antes o más y se les hacia hincapié en que fueran reservando, aunque sea un anticipo y liquidar 15 días antes de la boda (pero dejaron todo al final).
En un grupo privado en Facebook y en la web de boda les pusimos: "¡Es emocionante planear una boda! Pero también es costoso, por lo que pedimos su confirmación de asistencia con previa reservación en hotel o lugar donde se van a hospedar (porque fue en playa y aunque te digan que si van, hasta no ver su reservación no los contemple).
La fecha límite para confirmar asistencia es el día 15 de enero 2015 (nos casamos el 21 de febrero), de preferencia con un mensaje al celular o una llamada (les deje mi celular en la invitación) en caso de no recibir su confirmación entenderemos que no podrán acompañarnos en este día tan importante.
Agradecemos su comprensión y esperamos verlos a todos."
Las invitaciones las entregamos como mes y medio antes (porque ya se les había dicho con tiempo en el Save de Date), y muchos apenas iban a ver lo del hotel!! El ultimo pago del hotel era el 17 de enero (lo pagamos a plazos y tmb por eso la confirmación a más tardar el 15 de enero), pero como muchos nos decían que la próxima semana ya confirmaban (les hablamos y fuimos a verlos en persona a otros) pues aplazamos la fecha de confirmación. Lo que hicimos fue pagar la gente que ya sabíamos que irían pero si llegaban mas en el hotel me podrían montar mas mesas, cobrándome claro el extra al día siguiente, aunque al final las cuentas salieron perfectas y no faltó ni sobro gente.
Para ese fin de semana que nos casamos se atravesó algo llamado "el puente del carnicero" (yo ni idea de que era eso) me explico la chica de una agencia que como esa semana inició la cuaresma los carniceros se van de vacaciones, y que creen! Mi hotel ya estaba lleno!! 2 semanas antes la gente apurada por conseguir hotel ya no encontraban porque casi todo estaba lleno!! algunos aunque querían quedarse en donde nos casamos no pudieron por no hacerlo con tiempo.
Así que respiren profundo, ármense de paciencia y si tienen a alguien que ayude con las llamadas para confirmar mucho mejor!
Al final gente que me aseguro que irían no fue y gente que yo no creía que no irían si fueron, pero ahí se compensó.
Recomendación: pagen menos platillos y si llegan más platiquen la opción de pagar el extra al final para no perder dinero.
