Ayer tuvimos la reunión con los chicos que nos ayudarán de logística para la fiesta de recepción después de la boda religiosa, para quienes están organizando su boda y cuentan con apoyo les comparto lo que estoy aprendiendo de este asunto de organizar.
- Elaborar el cronograma de la fiesta.
Indispensable antes para distribuir comisiones, el cronograma debe contemplar los tiempos estimados para traslado, servicio de aperitivos, presentación de los novios, brindis, vals de pareja, vals familiar, tiempos de los alimentos, tiempos de servicios extras (mesa de postres, servicio de coctelería, etc.), lanzamiento del ramo, intervenciones musicales, etc.
- Nombrar al coordinador.
Alguien debe tomar las decisiones y los novios no pueden atender a invitados y estar pendientes del evento. El coordinador debe estar al tanto de todos los servicios, tiempos y saber qué hacer en caso de que se presente un incidente (kit para accidentes con vestuario, alguno de los servicios se tarda o no llegará, refrigeración de bebidas, vigilar que los insumos sean suficientes, qué hacer con personas que estén de inoportunas, checar las luces y un largo etc.).
- Distribuir comisiones por gustos.
Un servicio se realiza con mayor calidad cuando hay experiencia y gusto por hacerlo. Las cosas se hacen mejor cuando cuentas con alguien que tiene gusto por hacer las cosas bien. Quien recibe a los invitados es el primer contacto y el rostro amigable que atiende a los familiares y amigos. Quien esté en cocina debe tener tacto para dar indicaciones pero también dejar al servicio de banquetes hacer su labor, etc.
- Tener información de los proveedores.
Importante, conocer los servicios que adquiriste, confirmar con el proveedor el horario en que se presentará y dará inicio con sus servicios. Presentar a quien estará a cargo de la coordinación para que exista control en los tiempos y el modo en que se presten los servicios contratados, así como que los proveedores sepan que se está evaluando su servicio (es muy común que el personal contratado se distraiga fácilmente o tenga actitudes de perder el tiempo o hacer las cosas al “ahí se va”).
- Proporcionar una guía con recomendaciones.
Si es la primera experiencia, lo más aconsejable es dar una guía práctica de las funciones y con quién dirigirse en caso de duda. El coordinador debe tener una lista de proveedores con sus teléfonos y folio de contratos (nunca sobra). Elaborar un check list de los tiempos facilita la organización.
- Hacer la prueba piloto.
De ser posible en el lugar, el hacer el ejercicio permite tener la confianza de que las personas asignadas sabrán qué hacer tal cual nosotros lo planeamos y nos permitirá resolver dudas antes del evento.
Nunca sobran los contratiempos y hasta el mejor wedding planner debe estar atento a incidentes inesperados como clima, salud, los invitados, los no invitados, la luz, etc., pero una buena planeación te garantiza menos disgustos.
En nuestro caso 10 alumnos de universidad, dos de ellos en una Licenciatura enfocada a la organización de eventos masivos y una que ya colabora con una wedding planner. Nuestra distribución es:
1 Persona para llamar a invitados y confirmar asistencia.
3 Personas en recepción y ubicación de invitados, así como para la firma del marco de madera con corazones.
2 Personas en espacio para juegos de los niños.
1 Persona en alimentos
1 Persona en bebidas
1 Persona como maestro de ceremonias
1 Persona como coordinador
En la próxima semana tendré listo las funciones con las cosas que queremos se cuiden durante la fiesta para distribuirlo con el equipo y algo similar para el equipo que organizará la liturgia en la ceremonia religiosa.
